Dat piloten één van de zwaarste banen ter wereld hebben, is over het algemeen bekend. De behoefte aan nauwkeurigheid en controle is door de aard van hun werkzaamheden van eminent belang. Los van hun oog voor detail, zijn ze uiterst oplettend, in staat kritisch te denken, volhardend en onafhankelijk. Als jij deze kwaliteiten ook wenst te ontwikkelen, kun je gebruikmaken van de 9 onderstaande zelfmanagementtools die een piloot ons heeft aangereikt. Vanwege hun bruikbaarheid kunnen deze thuis, op het werk en op reis worden toegepast, vooral als je je productiviteit, efficiëntie en persoonlijke effectiviteit wenst te verhogen.

  1. Maak gebruik van checklists: Net zoals piloten checklists gebruiken voor al hun procedures, kun je thuis hetzelfde doen voor het beheren van routine- en niet-routinematige situaties. Thuis kunnen deze checklists bijvoorbeeld handig zijn voor het plannen van reizen of bij het verhuizen. Je kunt daarbij denken aan een inpaklijst of een takenlijst voordat je het huis verlaat. Op het werk kunnen checklists ons in staat stellen om de alledaagse administratieve taken op een accurate wijze uit te voeren. Een checklist is ook handig als je vergeetachtig bent of gemakkelijk in paniek raakt. Denk hierbij aan een checklist voor een brand- of ontruimingsplan in je woon- of werkgebouw. Zo’n checklist kun je in huis of op kantoor plakken, zodat iedereen weet wat er gedaan moet worden in geval van nood.
  2. Zorg altijd voor een plan B. Van piloten wordt verwacht dat zij passagiers via een vooraf gedefinieerde route veilig naar hun bestemming kunnen brengen. Maar, ze plannen altijd (en voor alle zekerheid) in om naar een alternatieve luchthaven te vliegen, indien zij niet naar de aangewezen bestemming toekunnen. Hoe vaak merk jij bijv. dat jouw persoonlijke of carrièreplanning geheel anders is verlopen? Dat laatste kan een gevoel van wanhoop creëren, terwijl we met een plan B ons zelfmanagement kunnen vergroten door kalm en gerust te blijven. Voor pendelaars is een plan B handig voor het vooraf uitstippelen van alternatieve vervoerswijzen, vooral wanneer je ergens te laat zult aankomen vanwege een vertraging.
    Een plan B kan ook nuttig zijn voor zakelijke doelen. Als je van plan bent een nieuw product of service te lanceren voor je klanten, is het een goed idee om een back-upplan te hebben. Idealiter zou dergelijk plan moeten aangeven wat je anders gaat doen als de marktsituatie verandert.
  3. Zit even stil als het kan: Als er iets ongewoons gebeurt, hebben wij mensen vaak de neiging om impulsief te reageren, waardoor we overhaaste beslissingen nemen zonder na te denken over de consequenties. Wanneer tijd geen beslissende factor is, worden piloten getraind om deze drang om meteen te handelen, te weerstaan. Wanneer iemand onbeleefd tegen je doet of waarbij je je controle kunt verliezen in een ruzie met je partner, is deze tool erg raadzaam. In plaats van terug te schreeuwen of geïrriteerd te raken, kun je liever een ademhalingspauze inlassen. Deze zal je helpen om de situatie opnieuw te beoordelen, voordat je actie onderneemt. Let wel: de tijdsfactor is hierbij een belangrijke conditie! Wanneer je voldoende tijd hebt om een situatie te beoordelen, kun je je het veroorloven om even stil te zitten. Als er echter een noodsituatie aanbreekt, is onmiddellijke actie aangeraden. Deze tool voor zelfmanagement is dus een effectieve manier om kalm te blijven en impulsieve besluitvorming te voorkomen.
  4. Gebruik een besluitvormingsmodel: Vanwege de complexiteit leren piloten hun werk met besluitvormingsmodellen te structureren. T-DODAR is een daarvan die bij zelfmanagement goed van toepassing is. Het model bestaat uit: “Time, Diagnosis, Options, Decision, Assign and Review”. De eerste stap is het analyseren van de tijd die je ter beschikking hebt, gevolgd door een diagnose van het probleem. “Wat zijn mijn opties?” is de volgende vraag. Zodra deze bekend zijn, kun je beslissen welke optie je kiest. De volgende stap is het toewijzen van de taken, d.w.z. wat moet er worden gedaan en door wie? De laatste stap bestaat uit het beoordelen van het genomen besluit, nl: Is dit nog steeds de juiste manier van handelen? Stel dat je onderweg bent en je autodashboard geeft een storing in de oliefilter aan. Uit ervaring weet je dat het doorrijden voor langer dan 5-10 minuten kan resulteren in permanente motorschade. De volgende stap is om te beoordelen of de weg een vluchtstrook heeft voor noodgevallen, of om na te gaan als er een autogarage is nabij. Is dit niet het geval, dan is het parkeren van de auto op de vluchtstrook en een sleepdienst bellen, een beter alternatief. Zoals je merkt, is de taakverdeling bij dit verschijnsel geheel voor jou rekening, tenzij een passagier zich in de auto begeeft die je erbij kan helpen. Bekijk ten slotte de situatie in zijn geheel. Was het gewoon een storing in de oliefilter of heb ik iets ernstiger gemist? Is er direct gevaar als ik de auto ’s nachts over straat laat staan? Wees kritisch; zelfmanagement in noodsituaties is een stuk makkelijker met dit model als referentie.
  5. Denk niet te ver als het onnodig is: Soms vinden we een gecompliceerde oplossing voor een eenvoudig probleem, terwijl de eenvoudige oplossing vlak voor ons ligt. Hoe vaak hebben we de neiging om ons met iets te bemoeien, ondanks het al werkt? Je wasmachine werkt bijv. prima, maar soms maakt het een vreemd geluid. Misschien besluit je i.p.v. de machine professioneel te laten nakijken, zelf de trommel los te schroeven waardoor je meer schade aanbrengt. Het motto bij deze tool is: als een proces, product of levensstijl werkt, knoei er dan niet mee.
  6. Houd je vaardigheden en kennis altijd up-to-date: Piloten worden regelmatig onderworpen aan een simulatortraining om ervoor te zorgen dat ze te allen tijde bekwaam blijven en het vertrouwen hebben om ongewone situaties te doorstaan. In het persoonlijk leven kun je hetzelfde doen door regelmatig je kennis te herzien en je vaardigheden levend te houden door regelmatige beoefening. Up-to-date zijn, kan van alles betekenen bijv., het regelmatig beoefenen van een instrument, het trainen van je stembanden en het op de hoogte blijven van de nieuwste technologie of ontwikkelingen op het gebied van je werk of hobby’s.
  7. Denk niet alleen aan het doel, maar ook aan de weg die je moet bewandelen: Piloten gebruiken deze zelfmanagementtool tijdens het naderen van een vliegveld, aangezien er verschillende manieren zijn om dit uit te voeren. Stel dat je wenst af te vallen. Naast het nagaan van het aantal kilo’s die je wilt afvallen, is het ook aangeraden om te zoeken naar methoden om je doel te bereiken, zoals een caloriearm dieet, het bezoeken van een sportschool en het stellen van tussentijdse mijlpalen. Zoals je ziet, is de weg die je bewandelt net zo belangrijk als het doel.
  8. Prioriteiten stellen is de sleutel tot zelfmanagement: Piloten worden hiervoor de “Aviate, Navigate, Communicate” mantra aangeleerd. Als je in teamverband werkt, kan “Aviate” zich vertalen in het kennen van je verantwoordelijkheden en deze uitvoeren in de volgorde van urgentie. Bij “Navigate” gaat het om natrekken, nl. Zodra je de zaken met de hoogste prioriteit hebt afgehandeld, kun je vervolgens je capaciteit beoordelen om te zien waar bijsturing nodig is. Trek na of je met je huidige werkmethode de gewenste doelen nog steeds en tijdig kunt bereiken. “Communicate”: houd iedereen in je team op de hoogte van de vooruitgang en vraag waar nodig, tijdig naar hulp.
  9. Zwijgen betekent iets accepteren: Het werk van een piloot wordt bepaald door en beoordeeld op de mate waarin zij zich houden aan een standaard aantal procedures. In het leven kan dit zich vertalen in iemand uit jezelf helpen of handelen voordat het gevaarlijk wordt. Als je iets verkeerd ziet gaan kun je bijv. doen alsof het niet bestaat of besluiten om juist actie te ondernemen. Stel dat je het raam van de buren open ziet staan, terwijl je merkt dat ze op het punt staan het huis te verlaten. Zou je proactief genoeg zijn om hen te laten weten dat het open staat? Of kies je liever om niks te zeggen, waardoor een risico op diefstal in hun afwezigheid ontstaat? Kortom, deze tool voor zelfmanagement suggereert dat je kunt kiezen tussen iets verhelpen of laten staan. Niet ingrijpen betekent dat je geen moeite hebt met de huidige stand van zaken.
Bijdrage: Raksha Daryanani (Human Resource Specialist)